Ein effizientes Ordnungssystem lässt sich in der Praxis schnell aufbauen
Wenn Unterlagen werden nicht mehr gefunden

2006 +++ Theresia Wölker +++ Quelle: Ärzte-Zeitung 5.12.2006

Ordnung in der Praxis zu schaffen ist leicht. Dafür braucht es nur ein Ordnungssystem, das nicht nur den Empfang in der Praxis, sondern auch den elektronischen Posteingang von Überflüssigem freihält.

Die sichersten Zeichen, dass in der Praxis für Ordnung gesorgt werden muss, sind: Unterlagen werden nicht mehr gefunden, unerledigte Arbeit stapelt sich auf dem Tisch, Aufbewahrungsfristen sind unbekannt und Mitarbeiter fühlen sich an ihren - von Papier überquellenden - Arbeitsplätzen unwohl.

Nur mit Aufräumen allein ist es nicht getan. Das Praxisteam sollte sich auch ein Ordnungssystem anlegen, an das sich jeder Mitarbeiter dann auch strikt halten muss. Die Kunst ist es, Wichtiges von Überflüssigem zu trennen.

In einer Teambesprechung sollte unbedingt geklärt werden, wer in der Praxis für die Post zuständig ist. Außerdem sind ein Eingangskorb und ein Eingangsstempel unablässig.

Die verantwortliche medizinische Fachangestellte muss mit der Praxisführung klären, was sofort entsorgt werden kann und nach welchen Kriterien Patientenbefunde und Posteingänge dem Arzt vorgelegt werden. Beim Aufräumen dürfen die Schubladen nicht vergessen werden. Werden die Unterlagen darin noch benötigt? Wenn nicht: weg damit!

Urlaubsfotos am Empfang - das ist Geschmackssache
Es ist eine Frage des Geschmacks, ob Kaffeetassen oder Tischkalender mit Sprüchen, Urlaubskarten oder private Fotos die Arbeitsplätze in der Praxis schmücken dürfen. Das Praxisteam sollte überlegen, welcher Eindruck bei Praxisbesuchern und Patienten entsteht.

In vielen Praxen haben sich Checklisten fürs Aufräumen bewährt, zum Beispiel für den Morgen- oder Abend-Check, den die Arzthelferin macht, die Früh- oder Spätdienst hat. Als Ordnungssysteme haben sich Ein- und Ausgangskörbe, Hängeregistratur oder Wiedervorlagemappen bewährt. Dabei werden die unerledigten Vorgänge nach dem Bearbeitungszeitpunkt getrennt. Zum Beispiel heißt "heute", dass die Post auf den Tisch gelegt wird, "später", dass Briefe in die Wiedervorlage kommen.

Archivunterlagen gehören in den Abstellraum
Ist die Post abgearbeitet und muss sie aufbewahrt werden, wandert sie in die Registratur, den Ordner, ins Archiv oder - wenn sie im PC dokumentiert ist - in den Papierkorb. Die Hängeregistratur ist von Vorteil, wenn die Unterlagen im nächsten halben Jahr öfter benötigt werden. Papiere, die nur selten in die Hand genommen werden, finden ihren Platz in Ordnern mit Registern.

Dokumente, die nur wegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist archiviert werden müssen, gehören nicht ins Praxisbüro, sondern ins Archiv oder einen Abstellraum. Unerledigte Arbeiten wie MDK-Anfragen, Gutachten oder Stellungnahmen wandern in die Wiedervorlagemappe.

Ordnung in der Praxis bedeutet natürlich auch Sauberkeit und Arbeitsplatzhygiene, die nach den schriftlichen Arbeitsanweisungen von jeder medizinischen Fachangestellten umzusetzen sind.

Auch im Computer, speziell im E-Mail-System muss Ordnung herrschen. Auch dabei bedarf es klarer Absprachen mit der Praxisführung: Was wird auf themenbezogenen Ordnern gespeichert? Was wird auf externen Speichermedien gesichert, was wird gelöscht?