Haben Sie Ihre Personalkosten im Griff?
Indikatoren: Personalkostenquote und Personalstunden pro Fall

2007 +++ Oliver Frielingsdorf +++ Quelle: ARZT & WIRTSCHAFT 02/2007, 38-39

Einen Eindruck über die Personalkosten liefert der Fachgruppenvergleich. Die einfachste Kennzahl ist dabei die Personalkostenquote, also das Verhältnis von Personalkosten zu Praxis-Umsatz. In kleinen und mittelgroßen Praxen liegt sie meist zwischen 25 und 30 Prozent. Bei einem Jahres-Umsatz von etwa 240.000 Euro entspricht dies 60.000 bis 72.000 Euro Personalkosten. Liegt Ihre Personal Kostenquote deutlich darüber, ist Ursachenforschung fällig.

Ein häufiger Grund für überdurchschnittlich hohe Personalkosten ist ein zu großes Praxisteam. Subjektiv kann kaum ein Praxisinhaber auf eine Mitarbeiterin verzichten. Doch häufig sind die Abläufe unorganisiert, Zuständigkeiten sind unklar und an Schnittstellen gibt es Reibungsverluste. Ergebnis: An manchen Tagen herrscht Stress und Überlastung, an anderen Leerlauf.

Um zu erkennen, ob organisatorische Schwächen zu einem unnötig großen Praxisteam führen, bietet sich ein weiterer Fachgruppenvergleich an. Pro Fall und Quartal setzen typische Einzelpraxen je nach Fachrichtung zwischen 0,5 und 2,4 Personalstunden ein. Besonders niedrig liegen Augenärzte (0.65 Personalstunden je Fell) und Gynäkologen (0,77 Personalstunden je Fall). Besonders hoch liegen Facharzt-Internisten (1,7 Personalsten den je Fall) und Kinderärzte (1,1 Personalstunden je Fall).

Diese Kennzahl ist unmittelbarer Indikator für die organisatorische Qualität einer Praxis. Gebildet wird diese Zahl, in dem die Anzahl der pro Quartal im GKV-Bereich verfügbaren Arbeitsstunden des Praxisteams ohne Reinigungskräfte durch die GKV-Fallzahl geteilt wird. Teilzeitstellen werden anteilig aufaddiert.

Beispiel: Bei einer Teamgröße von 3,5 Stellen im GKV Bereich ergibt sich ein Arbeitspotenzial von 1.520 Stunden pro Quartal. Liegt die Fallzahl bei 950 Fällen, so werden pro Fall rund 2,02 Stunden aufgewandt. Dieser hohe Wert ist ein deutliches Signal für nicht gut organisierte Praxisabläufe.

Häufig nicht unmittelbar zu erkennen ist der Kostentreiber "Teilzeitstelle". Natürlich sind Teilzeitstellen optisch zunächst günstiger als Vollzeitstellen. Rechnet man die Vergütung jedoch einmal auf eine Vollzeitstelle hoch, wird nicht selten deutlich, dass die Teilzeitkräfte relativ gesehen am besten vergütet werden.

Schließlich gibt es Fälle, in denen trotz effizienter Praxisabläufe und unauffälligem Gehaltsniveau dennoch eine erhöhte Personalkostenquote zu diagnostizieren ist. Häufig sind das besonders große Praxen, die aufgrund deutlicher Budgetüberschreitung nur einen Bruchteil der geleisteten Arbeit vergütet bekommen. Hier drücken also nicht hohe Personalkosten die Quote über den Fachgruppendurchschnitt, sondern die geringen GKV-Honorarumsätze.

In solchen Fällen steckt der Praxisinhaber in einer ernsten Zwickmühle: Entweder gelingt es, die Umsätze durch Arbeiten außerhalb der GKV auszuweiten, damit der Praxisapparat bezahlt werden kann. Oder Praxisapparat und Fallzahl müssen an die GKV-Geldtöpfe angepasst und zurück gefahren werden.