So lässt sich die tägliche Briefflut leicht bewältigen

2008 +++ Theresia Wölker +++ Quelle: Ärzte Zeitung, 02.09.2008 (Auszüge)

Eine Checkliste für den Posteingang und -ausgang hilft im hektischen Praxisalltag, den Überblick über die Briefberge zu behalten. Ärzte können sich nicht um die ganze Post kümmern. Bei der Bearbeitung der Briefe sind besonders die Arzthelferinnen gefragt.

* Zuständigkeitsbereich abklären: Wer darf die Post unterschreiben? Wer hat die finanzielle Verantwortung für die Postkasse, Frankiermaschine? Die Postvollmacht gehört in die Stellenbeschreibung und in die Arbeitsplatzbeschreibung der jeweiligen Arzthelferin.

* Post vorsortieren: Gibt es Irrläufer? Persönliche Schreiben und Privatpost sollten nicht geöffnet werden. In einer internen Regelung muss festgelegt, wie mit der Praxispost, Befundbriefen und Röntgenbildern zu verfahren ist, und welche Befunde eingescannt oder eingelesen werden. Gleiches gilt für den Umgang mit Werbebriefen.

* Eingangsstempel: Schon aus rechtlichen Gründen sollte die gesamte Eingangspost mit dem Tagesdatum versehen werden. Je nach täglicher Postmenge kann auch darüber nachgedacht werden, automatische Brieföffner zu kaufen. Sie sind schneller als das Öffnen von Hand. Zudem schützen sie die Postinhalte besser als normale Brieföffner.

* Schriftstückkontrolle: Anlagen, die beigefügt werden sollen, sind auf ihre Vollständigkeit hin zu überprüfen. Das ist besonders wichtig bei Patientenbefunden, Gutachten oder anderer behördlicher Korrespondenz. Fehlen Anlagen, muss sofort ein Vermerk auf den Briefumschlag und der Arzt informiert werden.

* Vorbereitung der Praxispost: Briefe sollten gelesen, Wichtiges im Text markiert und Laborwerte oder Formulare wie das Rezept dazugelegt werden in die Postmappe. Die Post ist außerdem nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen. Zeit ist kostbar - deshalb ist die Delegation der Postvorbereitung für Ärzte mit knappem Zeitbudget unverzichtbar. Klare Kriterien, was wie vorbereitet, eingescannt oder ergänzt werden muss, bevor es der Praxisführung vorgelegt wird, können in einer Teambesprechung mit der zuständigen Arzthelferin und ihrer Vertretung festgelegt werden. Posteingänge werden in Vorsortiermappen gelegt und nach der Sprechstunde dem Arzt zur Kenntnisnahme vorgelegt.

* Überprüfung der Postmappe: Wenn der Arzt die Briefe durchgesehen und an die Arzthelferinnen zurückgegeben hat, muss unbedingt kontrolliert werden: Welche Anordnungen hat der Arzt gegeben? Was muss kopiert, abgelegt oder versendet werden? Sind die notwendigen Unterschriften geleistet? Sind bestimmte Abrechnungsnummern zum Beispiel für die Beantwortung behördlicher Anfragen, für Kopien und Postversand in den Computer eingegeben oder in Rechnung gestellt worden? Schriftstücke, die noch diktiert und separat bearbeitet werden müssen, sind in eine andersfarbige Mappe einzuordnen und dem Arzt erneut vorzulegen.

* Wiedervorlagetermine notieren: Wichtig ist die Einhaltung von Fristen, etwa für die Erstellung eines Gutachtens oder die Beantwortung behördlicher Anfragen.

* Postversand: Freigestempelte Sendungen können in Sonderumschlägen in den Briefkasten geworfen oder direkt beim Postamt abgegeben werden. Postkarten gehören schon aus Datenschutzgründen der Vergangenheit an.